# Retención de grabaciones: cuánto guardar y cómo borrar — Criterio Talent > Cómo fijar el plazo de conservación de una entrevista, qué se borra y qué sobrevive agregado, y por qué el almacenamiento debe vencer después que la promesa. URL: https://criteriotalent.com/recursos/retencion-y-gobierno-de-datos/ --- **Entrega 09 · mayo de 2026** # Retención de grabaciones de entrevistas: cuánto guardar, dónde y cómo borrarlo de verdad El plazo es la parte fácil. Lo difícil es que el borrado ocurra de verdad, deje constancia y no se bloquee a sí mismo — que es exactamente lo que pasa cuando el almacenamiento vence antes que la promesa. Método · Retención y gobierno del dato Publicado el 29 de agosto de 2026 · 6 min de lectura **En corto** El plazo se fija por el uso concreto que justifica conservar el material, se escribe en el contrato y se ejecuta solo. La purga tiene que dejar constancia de qué borró, y el vencimiento del almacenamiento debe ser estrictamente más largo que el plazo prometido: si vence antes, la purga no encuentra lo que iba a borrar, no cierra el ciclo, y los datos personales de la base dejan de sanearse en silencio. Una entrevista grabada produce material sensible en varios sitios a la vez: el video, la transcripción palabra por palabra, la valoración por competencia, los datos de contacto y las bitácoras que registran quién miró qué. Fijar un plazo de conservación es la parte visible del problema, y también la más fácil. Lo difícil viene después, y casi nunca se discute en la mesa donde se firma: que el borrado ocurra, que se pueda demostrar, y que el mecanismo no se sabotee a sí mismo por un desajuste de fechas que nadie mira. ## El plazo se decide por el uso, no por la comodidad La pregunta correcta no es cuánto se puede guardar, es qué uso concreto justifica seguir guardándolo. Sostener una decisión ante quien la cuestione es un uso real, y tiene una vida útil identificable. «Por si acaso» no es un uso: es la ausencia de una decisión, con la forma de una. De ahí salen plazos distintos para materiales distintos, y está bien que así sea. La grabación en bruto suele ser lo primero que deja de hacer falta, porque su función —poder contrastar una conclusión contra lo que se dijo— la cubre en gran medida la transcripción. Lo que no puede pasar es que ninguno tenga fecha. Prueba rápida sobre un plazo escrito: si nadie del equipo sabe explicar qué se podría hacer con ese material en el último mes del periodo, el periodo está de más y sólo agrega superficie que proteger. ## Qué se borra y qué sobrevive agregado Borrar no puede significar vaciar la base y quedarse sin saber cuántas entrevistas se corrieron el año pasado. La distinción que resuelve el conflicto es entre el material que identifica a una persona y las cuentas del proceso, que no la necesitan. - Se borra: la grabación, la transcripción, las valoraciones con sus citas textuales, los datos de contacto y cualquier cosa de la que se pueda reconstruir quién habló. - Sobrevive: cuántas entrevistas hubo, cuántas se completaron, cuánto duraron en promedio, qué competencias se evaluaron. Números del proceso, no de la persona. - Sobrevive también la constancia del borrado, que es lo único que permite demostrar después que se cumplió. La trampa está en los agregados con muestras pequeñas. Una estadística sobre una vacante con dos candidatos vuelve a identificar a la persona por el camino largo, y conviene tratarla como lo que es en vez de como una cifra inocente. ## La purga tiene que dejar constancia de lo que borró Un proceso de borrado que no deja rastro es indistinguible de un proceso de borrado que no corrió. Y esa distinción es justo la que hay que poder demostrar cuando alguien pregunta: no basta con que el registro ya no esté, hay que poder decir cuándo dejó de estar y por qué. Lo que conviene conservar de cada corrida es poco y no reidentifica a nadie: qué expediente venció, en qué fecha, qué se eliminó de cada tipo de material y si el ciclo cerró completo. Con eso, la respuesta a una revisión es un dato; sin eso, es una promesa. ## La lección dura: el almacenamiento tiene que vencer después Casi todos los sistemas tienen dos relojes. Uno es la promesa de la aplicación: llegada la fecha, la purga recorre los expedientes vencidos y borra. El otro es el vencimiento del propio almacenamiento, esa regla de ciclo de vida que borra objetos viejos por su cuenta y que se configura una vez, el primer día, y no se vuelve a mirar. Si los dos plazos son iguales, cuál gana es una carrera. Y si gana el almacenamiento, ocurre algo peor que perder un archivo antes de tiempo: la purga de la aplicación va a buscar el objeto que espera borrar, no lo encuentra, no puede dar el ciclo por cerrado y deja el expediente pendiente. Vuelve a intentarlo a la noche siguiente. Y a la otra. La consecuencia no es la que parece. Lo que se rompe no es el borrado de la grabación —ésa ya desapareció— sino todo lo que venía detrás: los turnos, las valoraciones, los datos de contacto que vivían en la base y que la purga iba a sanear en la misma pasada. Dejan de borrarse, indefinidamente, y el único síntoma es un contador de pendientes que sube despacio en un panel que nadie mira. La regla, entonces, es una invariante y no una preferencia: el vencimiento del almacenamiento tiene que ser estrictamente más largo que el plazo prometido, con margen suficiente para cubrir varias noches de purga fallida. Deja de ser el que borra y pasa a ser lo que debe ser: la red que atrapa lo que la aplicación no alcanzó. Corolario incómodo: al acortar el plazo prometido hay que acortar también la red, o se acaba guardando mucho más de lo que se prometió. Las dos fechas se mueven juntas, siempre en ese orden y conservando el margen. ## Quién puede descargar, y por qué la descarga es un evento Un plazo de conservación gobierna el material que está dentro del sistema. Una descarga lo saca, y desde ese momento el archivo vive en una laptop, en un correo o en una carpeta compartida donde ninguna purga va a llegar nunca. Por eso descargar tiene que ser un permiso aparte de ver, no una consecuencia de tener acceso al reporte. Y por eso cada descarga tiene que quedar en la bitácora con quién, cuándo y qué: es el único punto donde el gobierno del dato deja de ser técnico y pasa a depender de una persona, y conviene saber de quién se trataba. Sobre qué más debe registrar esa bitácora, la entrega [de enero](https://criteriotalent.com/recursos/evidencia-por-turno-trazabilidad/) entra en detalle. ## Qué preguntarle a un proveedor sobre borrado Seis preguntas que se contestan rápido y separan un mecanismo real de una intención. La segunda columna es lo que conviene escuchar con atención. Cuadro ilustrativo para una revisión de proveedor. Las respuestas concretas de cada implementación se entregan por escrito, no se resumen aquí. | Pregunta | Respuesta que debería preocupar | ¿El borrado es automático o lo dispara alguien? | «Lo hacemos a petición.» Un borrado que depende de que alguien se acuerde no es un plazo, es una costumbre. | ¿Qué constancia queda de cada purga? | «Se borra y ya.» Sin constancia no hay forma de demostrar el cumplimiento. | ¿Cuánto dura la regla del almacenamiento frente al plazo prometido? | Que sean iguales, o que la pregunta sorprenda. Ahí vive el bloqueo silencioso del punto 4. | ¿Qué pasa con las copias de respaldo? | «No lo habíamos pensado.» Un respaldo con vida propia reintroduce lo borrado. | ¿La descarga es un permiso distinto de la consulta? | Que sea el mismo permiso. Entonces cualquiera que puede leer puede sacar el material del sistema. | ¿Los subencargados borran cuando ustedes borran? | Una respuesta general. Debería poder nombrarlos y decir qué recibe cada uno. ## Lo que esto no resuelve Un buen mecanismo de borrado no legitima haber recogido material que no hacía falta. Si se grabó más de lo que el proceso necesitaba, borrarlo puntualmente reduce el daño pero no corrige la decisión de origen, que se toma mucho antes y se comunica en el momento del [consentimiento](https://criteriotalent.com/recursos/voz-y-video-con-consentimiento/). Tampoco sustituye el análisis de qué obligaciones aplican a cada empresa, que depende de su actividad y de su jurisdicción y no lo resuelve un artículo. Lo que aquí se describe son las decisiones de arquitectura que hacen que ese análisis encuentre un sistema capaz de cumplir lo que se decida; la postura completa está en [seguridad y gobierno del dato](https://criteriotalent.com/seguridad/). ## Preguntas sobre esta entrega ### ¿Se puede conservar más tiempo si la persona lo autoriza? Se puede plantear como una aceptación aparte, con su propio plazo y su propia explicación, y tiene sentido cuando el uso también es otro: participar en futuros procesos, por ejemplo. Lo que no funciona es esconder esa extensión dentro de la aceptación de la entrevista. ### ¿Qué pasa con las copias de respaldo? Son el punto ciego habitual. Un respaldo con retención propia reintroduce material ya borrado, así que su ciclo tiene que estar declarado y acotado, y su plazo entra en la misma cuenta que el resto. ### ¿Cómo se demuestra el cumplimiento sin conservar lo que se borró? Con la constancia de la purga: qué expediente venció, cuándo, qué se eliminó y si el ciclo cerró. Es un registro sobre el proceso, no sobre la persona, y por eso puede sobrevivir al material. **Para seguir leyendo en el sitio** ### [Soluciones](https://criteriotalent.com/soluciones/) Cómo se configura para alto volumen, perfiles técnicos, dirección y procesos de varias rondas. ### [Plataforma](https://criteriotalent.com/plataforma/) Cómo conduce la entrevista, repregunta y cita la evidencia de cada conclusión. ### [Integraciones](https://criteriotalent.com/integraciones/) Cómo su ATS pide la entrevista y recibe el reporte, sin que nadie vuelva a teclear nada. ### [Contacto](https://criteriotalent.com/contacto/) Una demostración de 30 minutos sobre una vacante real suya. **Otras entregas** **Método · Consentimiento y grabación** ### [Entrevistas por voz y video: qué tiene que decir el consentimiento y cuándo se pide](https://criteriotalent.com/recursos/voz-y-video-con-consentimiento/) Un consentimiento que se pide después de encender el micrófono ya no es un consentimiento. Qué tiene que contener, cuándo se pide y qué se guarda como prueba de que se dio. **Método · Evidencia y trazabilidad** ### [Evidencia por turno: qué guardar de una entrevista para poder defenderla seis meses después](https://criteriotalent.com/recursos/evidencia-por-turno-trazabilidad/) La pregunta incómoda no llega el día de la decisión: llega medio año después, cuando el equipo ya cambió. Esto es lo que tiene que estar guardado para contestarla. **Método · Diseño de entrevistas** ### [Cómo diseñar una entrevista estructurada con IA que deje evidencia útil y conserve la decisión humana](https://criteriotalent.com/recursos/entrevista-estructurada-con-ia/) Ocho decisiones de diseño, en orden. La primera es la que casi todo el mundo se salta: no se le pide a un modelo que juzgue, se le pide que documente. **Siguiente paso** ## Véalo con una vacante suya sobre la mesa. Treinta minutos: se define una entrevista a partir de su job post, se recorre como la ve el candidato y se lee un reporte con su evidencia.